POLITICAS SOBRE EL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN EN BASES DE DATOS

LEY 1581 DE 2012

DECRETO 1377 DE 2013

 

RAZON SOCIAL

AUTOFAX S.A.

NIT

811.025.696-6

DOMICILIO

MEDELLIN

DIRECCIÓN

CR 48 16 SUR 115

CORREO ELECTRONICO

servicioalcliente@autofax.com.co

mercadeo@autofax.com.co

TELEFONO

3254070

 

  1. OBJETO

 

Garantizar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en las bases de datos o archivos que Autofax S.A.  haya recopilado para las finalidades previstas en la autorización respectiva.

 

  1. AMBITO DE APLICACIÓN

 

El Manual de Políticas será aplicable a los datos personales registrados en cualquier base de datos que los haga susceptibles de Tratamiento por parte de Autofax S.A.

 

  1. TRATAMIENTO DE LA BASE DE DATOS Y FINALIDAD DEL MISMO

 

Las bases de datos que reposan en la organización tienen los siguientes fines:

  1. Diligenciar todos los datos que solicita el sistema de información administrativo y contable de manera tal que se le pueda dar un uso integral a estas herramientas de Software, así como la creación del terceros en los sistemas de información.
  2. Crear en la base de datos del sistema de información contable y administrativo toda la información pertinente  de los clientes, proveedores, acreedores y empleados que permita de manera eficiente contactar a estos terceros ya sea para determinar relaciones comerciales, financieras o laborales.
  3. Confirmar las referencias entregadas por los clientes para otorgar cupos de crédito, y realizar reportes a las centrales de riesgos.
  4. Facilitar todo el cumplimientos de las obligaciones formales de carácter tributario, especialmente las relacionadas con la información exógena a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, como a las Secretarias de Hacienda Municipal que solicitan información exógena tributaria de los terceros; de igual manera facilitar la elaboración de la factura de venta con el cumplimiento de todos los requisitos establecidos en el decreto 624 de 1989, específicamente en el artículo 617.
  5. Entregar de manera clara y pertinente la información que sea requerida de los terceros por parte de las entidades de inspección y vigilancia. ( Superintendencia de Sociedades, Superintendencia de Industria y Comercio, Superintendencia de Seguridad y Vigilancia,  DANE)
  6. Afiliar al sistema general de seguridad social de los empleados de la organización.
  7. Cumplir con el Sipla y los requerimiento de información por parte de la UIAF

 

IV DERECHOS QUE LE ASISTEN COMO TITULAR

 

En el Tratamiento de Datos Personales por parte de Autofax S.A  se respetarán en todo momento los derechos de los titulares de Datos Personales y se manejará con la mayor diligencia la información controlada por la organización; por tanto los derechos de los titulares de la información son los siguientes:

1. Conocer, actualizar y rectificar los datos que  Autofax S.A. o encargados del tratamiento de datos manejen.  Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o que no haya sido autorizado.

2. Solicitar prueba de la autorización otorgada, o cualquier otra que suscriba el titular de los Datos Personales para el efecto, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento de datos de conformidad con la ley como lo son:

a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

b) Datos de naturaleza pública.

c) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

d) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

3. Ser informado por Autofax S.A. o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a los datos.

4. Presentar ante la Autoridad Competente quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o  complementen.

5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Autoridad Competente haya determinado que en el tratamiento Autofax S.A. o encargados del tratamiento de datos personales, han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución. La revocatoria procederá siempre y cuando no exista la obligación legal o contractual de conservar el dato personal.

6. Acceder en forma gratuita a los Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento según se disponga en la página de la Superintendencia de Industria y Comercio.

 

V. AREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE CONSULTAS, PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS

 

Las peticiones, consultas y reclamos formulados por los titulares de datos personales bajo tratamiento de Autofax S.A. para ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir datos, o revocar la autorización de acuerdo en lo establecido en el capítulo IV de este manual deberán ser dirigidas a:

AREA

MERCADEO

DIRECCIÓN

CR 48 16 SUR 115

CORREO ELECTRONICO

servicioalcliente@autofax.com.co

mercadeo@autofax.com.co

TELEFONO

3254070

 

El área antes mencionada será el contacto de los titulares de Datos Personales, para todos los efectos previstos en la autorización otorgada en este Manual, de conformidad con el procedimiento que a continuación se establece.

VI. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN

 

Los titulares de Datos Personales, indiferente de si son clientes, proveedores, acreedores, empleados  pueden ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y/o revocar la autorización otorgada de acuerdo con los siguientes procedimientos:

VI-I. PROCEDIMIENTO PARA SOLICITAR PRUEBA DE AUTORIZACIÓN OTORGADA

 

La solicitud se radicará ante el área servicio al cliente través de los datos de contacto del capítulo V, indicando lo siguiente:

  1. Nombre completo del titular de la información y su número de identificación, correo electrónico al cual se le dará respuesta.

 

  1. Recibida la solicitud se enviará copia de la autorización, dentro de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de recibo de la solicitud.

VI-II PROCEDIMIENTO PARA ACTUALIZAR LA INFORMACIÓN

 

El titular de los Datos Personales que esté interesado en actualizar la información suministrada y bajo Tratamiento por parte de Autofax S.A. podrá enviar un correo al encargado de tratamiento de la información según los datos informados en el Capítulo V del presente manual.

CORREO ELECTRONICO

servicioalcliente@autofax.com.co

mercadeo@autofax.com.co

 

VI-III PROCEDIMIENTO PARA RECTIFICAR, SUPRIMIR INFORMACIÓN O REVOCAR LA AUTORIZACIÓN

 

Cuando el titular de la información pretenda rectificar, suprimir y/o revocar la autorización para el Tratamiento de Datos Personales presentará una solicitud de acuerdo con lo siguiente:

La solicitud debe ser dirigida al área servicio al cliente al  correo electrónico servicioalcliente@autofax.com.co o  mercadeo@autofax.com.co   con:

1.1.Nombres y apellidos e  identificación del titular.

1.2.Copia del documento de identidad del titular.

1.3.Teléfono de contacto

1.4.La descripción de los hechos que dan lugar a la misma, la dirección y  acompañando los documentos que se quiera hacer valer.

2. Para dar trámite a la solicitud se verificará la realidad de la información entregada, sino se envía la información completa no se le dará tramite a la solicitud y se le informará por correo electrónico al titular de la información en el término de 8 días hábiles.

3. Una vez recibida la solicitud completa, se hará el estudio respectivo y en el término máximo de 15 días hábiles se dará solución a la solicitud y se informará al correo electrónico o en su defecto de manera telefónica dicha decisión al titular de la información.

4. En los términos legales se procede a actualizar la base de datos en la página de la Superintendencia de Industria y Comercio.

 

VII. OBLIGACIONES DEL RESPONSABLE DEL MANEJO DE LA BASE DE DATOS

 

Autofax S.A. se obliga a las siguientes situaciones con respecto al manejo de las bases de datos:

1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio de sus derechos.

2. Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.

3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

5. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada se mantenga actualizada.

7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.

8. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en el presente Manual.

9. Tramitar las consultas, reclamos y solicitudes formulados en los términos señalados en el presente Manual.

10. Adoptar un Manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de Ley 1581 de 2012 y en especial, para la atención de consultas, reclamos y solicitudes.

11. Informar, a solicitud del Titular, sobre el uso dado a sus datos.

12. Cumplir con los requerimientos de la Superintendencia de Industria y Comercio.

 

VIII. VIGENCIA DE LA BASE DE DATOS

 

La vigencia de la base de datos de Autofax S.A. será según la determinada a la finalidad para la cual se autorizó, o en su defecto será de 10 años.